กฏในการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ / E-Mail Etiquette

 อีเมล์ / E-mail: คือการส่งจดหมายผ่านทางอินเตอร์เน็ต

ในโลกยุคไฮเทค ผู้ใดไม่รู้จักอีเมล์ ต้องถือว่าเชยมากๆ การสื่อสารด้วยอีเมล์ให้ความสะดวก รวดเร็วเกือบจะเรียกได้ว่า รู้เรื่องกันทันที ถ้าคุณนั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ตอนที่ผู้ส่งจดหมายกดคำสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ส่งข้อความมาถึงคุณ ทุกสังคมในโลกต่างใช้การส่งจดหมายผ่านทางอินเตอร์เน็ตกันอย่างเป็นทางการแล้ว และจดหมายที่พิมพ์ออกมาจากอินเตอร์เน็ตก็ใช้ทำธุรกรรมต่างๆได้แล้วด้วย และกลุ่มคนที่ติดต่อสื่อสารกันทางอินเตอร์เน็ตก็เหมือนกับได้อยู่ในสังคมเดียวกัน คือสังคมอินเตอร์เน็ตนั่นเอง เมื่อเกิดเป็นสังคมขึ้นมา แน่นอนจะต้องมีการตั้งกฎ หรือมารยาทในการใช้อินเตอร์เน็ต เพื่อสมาชิกในสังคมจะใช้เป็นหลักในการปฏิบัติตนให้ถูกต้อง ดังที่มีผู้เขียนไว้ดังนี้ 

Jana L. High: อินเตอร์เน็ตเป็นสถานที่มีไว้เพื่อเรียนรู้และหาความบันเทิง เราสร้างมันให้เป็นแหล่งบันเทิงสำหรับตัวเราและสมาชิกในสังคมอินเดอร์เน็ต ด้วยการแสดงออกอย่างสุภาพ สังคมอินเตอร์เน็ตเป็นสังคมใหญ่มีสมาชิกที่มาจากทั่วโลก และในสังคมอินเตอร์เน็ตนี้ผู้คนจะเกิดความประทับใจในตัวคุณได้ โดยดูจากคุณภาพของสิ่งที่คุณเขียนออกมา การได้เรียนรู้กฎการเขียนในอินเตอร์เน็ตอย่างท่องแท้ จะป้องกันการเกิดการเข้าใจผิดกันได้

กฎการเขียนอีเมล์

1. ถ้าจะต้องมีการเขียนถึงวันที่ ให้เขียนดังนี้  วัน / เดือน / ปี  เช่น  14 / 11 / 2011

2. หัวเรื่อง / subject line: หัวเรื่องต้องเขียนให้กระชับ ได้ใจความว่า อีเมล์ข้างล่างจะพูดเรื่องอะไร

3. คำขึ้นต้นจดหมาย / greetings and salutations

     คำขึ้นต้นที่เป็นทางการจะตามหลังชื่อด้วย ( : ) เช่น

        Dear Sir / Madam :
        Dear Mr. / Mrs. / Ms. Smith : ( ชื่อสกุล )
        Dear Mr. and Mrs. Smith : ( สามีและภรรยา )
        Dear Miss. / Ms. Smith : ( ชื่อสกุล , สาวโสด )


   คำขึ้นต้นที่ไม่เป็นทางการจะตามด้วย ( , ) เช่น

       Dear Tom,  ( ชื่อต้น )

4.  คำลงท้ายจดหมาย / Closing : คำลงท้ายจดหมายในอีเมล์ เช่น (ถ้าเป็นการส่งข้อความแบบไม่เป็นทางการไม่ต้องมีคำลงท้าย


     Sincerely yours,  
     Yours truly,


5. ลงชื่อ และใต้ชื่อใส่ที่อยู่อีเมล์ด้วย
6. การจัดเรียงข้อความ

   1. หลังคำขี้นต้นจดหมาย เคาะเว้นบรรทัด 2 ครั้ง

   2. ระหว่างย่อหน้า เคาะเว้นบรรทัด 2 ครั้ง
   3. เมื่อจบจดหมาย เคาะเว้นบรรทัด 2 ครั้งแล้ว ลงชื่อผู้เขียน

7. ในอีเมล์ภาษาอังกฤษห้ามพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เพราะนั่นถือเป็นการตะคอกใส่ผู้อ่าน หรือถ้าเขียนเป็นตัวเล็กหมด ผู้อ่านจะรู้สึกเหมือนคุณไม่มั่นใจอะไรสักอย่าง
8. ถึงแม้ว่าจะเขียนเมล์อย่างไม่เป็นทางการก็ตาม ถ้าเป็นภาษาอังกฤษ ก็อย่าลืมขึ้นต้นประโยคด้วยอักษรตัวใหญ่ทุกครั้ง
9. ก่อนจะกดปุ่ม send ก็โปรดอ่านข้อความที่เราเขียนให้รอบครอบอีกครั้ง ว่าตัวสะกดและไวยกรณ์ถูกต้องทั้งหมด
10. คำย่อที่ใช้เขียนในอีเมล์ที่เป็นที่รู้กจักกัน เช่น

   
     BFN             =         Bye For Now
     CYA            =          See You
     FAQ            =          Frequently Ask Questions
     FYI              =          For Your  information
     G8               =          Great
     KIT              =         Keep In Touch
     LTNS          =          Long Time No See
     NRN           =          No Reply Necessary
     PM              =          Private Message
     QSL            =          Reply
     RU              =          Are You
     TIA             =          Thanks In Advance
     <J>             =           Joking
     <L>            =           Laughing
     <S>            =           Smiling
     (((hug)))     =           A Hug



Reference: Jana L. High, Reader's Digest