มารยาทในการพูดโทรศัพท์ / Telephone Etiquette

โทรศัพท์สมัยใหม่มีสมรถภาพในการทำงานดีมาก จนทำให้คนใช้โทรศัพท์มีความรู้สึกเหมือนว่า คนทั้งโลกอยู่ในโทรศัพท์นั่นเอง อยากพูดกับใครเมื่อไหร่ก็เมื่อนั้น แม้เวลาปากไม่ว่างที่จะตอบก็สามารถใช้นิ้วกดตัวอักษรตอบแทนได้ วิเศษมากใช่ไม๊ แต่ข้อเสียที่เกิดขึ้นคือ ผู้ใช้โทรศัพท์ลืมไปบ่อยๆว่า บางครั้งกำลังพูดคุยอยู่กับคนที่นั่งอยู่ด้วยกัน เมื่อโทรศัพท์ดังก็หันไปพูดกับโทรศัพท์ซะงั้น หรือไม่ก็ดีขึ้นมาหน่อยอาจจะแค่ชำเลืองมองข้อความที่ส่งเข้ามาทางโทรศัพท์ แบบนี้นอกจากก่อความรำคาญให้กับผู้ที่อยู่ใกล้ๆแล้ว ยังถือว่าเป็นการเสียมารยาท ไม่ให้เกียรติผู้ที่กำลังคุยอยู่ด้วย จึงมีผู้ประสงค์ดีให้คำแนะนำในการใช้โทรศัพท์อย่างมีมารยาทไว้ว่า

1. ไม่ควรพูดโทรศัพท์ขณะกำลังรับประทานอาหาร หรือดื่มเครื่องดื่มอยู่
2. ในขณะร่วมโต๊ะรับประทานอาหารกับผู้อื่นควรใช้ระบบสั่นแทนที่จะปล่อยให้มีเสียงเรืยกเข้ามา และถ้าหากหลีกเลี่ยงได้ ไม่ควรจะรับสายตอนนั้น แต่ถ้ามีความจำเป็นจริงๆ ต้องขอตัว แล้วลุกไปพูดที่อื่น การขอตัวในภาษาอังกฤษก็พูดว่า  Excuse me. 

3. เมื่อรับโทรศัพท์ ก็กล่าวคำสวัสดี แล้วต่อด้วยชื่อตนเอง ( ถ้าเป็นโทรศัพท์ธุรกิจ ) แล้วถามความจำนงค์ของเขา

    ผู้รับโทรศัพท์      Hello / Good Morning / Good Afternoon / Good Evening. 


                               This is Joy speaking.  May I help you?


    หรือ                     Hello, may I help you?


    หรือ                     Hello, who is this speaking? ...... How may I help you?


4. ถ้ารับโทรศัพท์ แล้วเป็นโทรศัพท์ของผู้อื่น และผู้รับสามารถมารับโทรศัพท์ได้ เราก็บอกให้เขาคอย

   ผู้รับโทรศัพท์        Yes, Alisa is here, one moment please.

   หรือ                      Yes, Alisa is here, one moment please, while  I get her.

5. ถ้ารับโทรศัพท์ แล้วเป็นโทรศัพท์ของผู้อื่น แต่ผู้รับไม่สามารถมารับโทรศัพท์หรือไม่อยากรับ เราพูดว่า

    ผู้รับโทรศัพท์        I'm sorry, Alisa is not here. Would you like to leave a message?

    หรือ                      I'm sorry, but Alisa is busy and can not come to the phone right now. 


6. ถ้ามีผู้รับโทรศัพท์ให้เรา เมื่อเรามารับโทรศัพท์ที่รอเราอยู่ กล่าวคำสวัสดี แล้วบอกชื่อตนเอง

    ผู้รับโทรศัพท์        Hello, this is Pete.


     หรือ                     Hello, Pete speaking.

7. บางครั้งเราอยากเลิกพูดแล้วแต่ทางฝ่ายโน้นยังไม่ยอมวางหู เราก็ตัดบทว่า

    ผู้รับโทรศัพท์      Good Bye.

    หรือ                     It was great speaking with you, Joy.

8. บางครั้งเราก็ได้รับโทรศัพท์จากคนที่เราไม่อยากพูดด้วย หรือ พวกชอบโทรมาแบบคิดไม่ดี เราก็ตัดบท แล้ววางหูทันที

   ผู้รับโทรศัพท์       I'm sorry you have the wrong number, good bye. 

9. ถ้าเราเป็นผู้โทรไป เมื่อกล่าวคำสวัสดีแล้ว เราควรบอกชื่อตัวเราก่อน

   ผู้โทร                   Hello / Good morning, this is Alisa Smiths. May I speak to Joy?
                         
    หรือ                    Hello / Good morning, this is Alisa Smiths. Is Joy there?


10. ก่อนวางหูโทรศัพท์ ต้องกล่าวคำอำลา  Good Bye. 


11. ตามธรรมเนียมฝรั่ง ถ้ามีคนโทรมาขอพูดกับใครสักคน ผู้รับโทรศัพท์ต้องมั่นใจว่าผู้ที่เขาจะพูดด้วย สามารถมารับสายได้ จากนั้นจึงถามชื่อของผู้ที่โทรมา เพราะว่าหากผู้รับโทรศัพท์ถามชื่อผู้โทรก่อน แล้วค่อยบอกว่าผู้ที่เขาจะพูดด้วยไม่อยู่ ผู้โทรอาจคิดว่าผู้ที่เขาขอพูดด้วยไม่ต้องการจะพูดกับเขา

12. ตัวอย่างบทสนธนาในการรับโทรศัพท์

      1. แบบเป็นทางการ: Peter Loye โทรไปถึง Catherine Web โดยผ่าน  Operator

      Operator:           Hello, Lolay Company, How can I help you?
      Peter Loye:        This is Peter Loye. Please connect me to Ms. Catherine Web.
      Operator:           Certainly, hold on a minute, I'll put you through.
      Peter Loye:        Thank you.
      Catherine:          Good afternoon, Catherine speaking. How may I help you?
      Peter Loye:        Good afternoon,  This is Peter Loye from ABC corporation. I ....


     2. แบบไม่เป็นทางการ Joe โทรไปถึง Ann.

     Joe:                     Is that Ann?
     Ann:                    Yes, who is this?   
     Joe:                     Well, guess.
     Ann:                    I, uh have no idea, honestly.
     Joe:                     Okay, I'll give you a hint. It's your secret admirer.
     Ann:                    Ahh, Joe?
     Joe:                     Maybe.
                 
                       

  อ้างอิง: Elena Neltlich, Reader digest

การทักทายที่ใช้ภาษาอังกฤษเป็นสื่อ / Greetings

กฏในการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ / E-Mail Etiquette

 อีเมล์ / E-mail: คือการส่งจดหมายผ่านทางอินเตอร์เน็ต

ในโลกยุคไฮเทค ผู้ใดไม่รู้จักอีเมล์ ต้องถือว่าเชยมากๆ การสื่อสารด้วยอีเมล์ให้ความสะดวก รวดเร็วเกือบจะเรียกได้ว่า รู้เรื่องกันทันที ถ้าคุณนั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ตอนที่ผู้ส่งจดหมายกดคำสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ส่งข้อความมาถึงคุณ ทุกสังคมในโลกต่างใช้การส่งจดหมายผ่านทางอินเตอร์เน็ตกันอย่างเป็นทางการแล้ว และจดหมายที่พิมพ์ออกมาจากอินเตอร์เน็ตก็ใช้ทำธุรกรรมต่างๆได้แล้วด้วย และกลุ่มคนที่ติดต่อสื่อสารกันทางอินเตอร์เน็ตก็เหมือนกับได้อยู่ในสังคมเดียวกัน คือสังคมอินเตอร์เน็ตนั่นเอง เมื่อเกิดเป็นสังคมขึ้นมา แน่นอนจะต้องมีการตั้งกฎ หรือมารยาทในการใช้อินเตอร์เน็ต เพื่อสมาชิกในสังคมจะใช้เป็นหลักในการปฏิบัติตนให้ถูกต้อง ดังที่มีผู้เขียนไว้ดังนี้ 

Jana L. High: อินเตอร์เน็ตเป็นสถานที่มีไว้เพื่อเรียนรู้และหาความบันเทิง เราสร้างมันให้เป็นแหล่งบันเทิงสำหรับตัวเราและสมาชิกในสังคมอินเดอร์เน็ต ด้วยการแสดงออกอย่างสุภาพ สังคมอินเตอร์เน็ตเป็นสังคมใหญ่มีสมาชิกที่มาจากทั่วโลก และในสังคมอินเตอร์เน็ตนี้ผู้คนจะเกิดความประทับใจในตัวคุณได้ โดยดูจากคุณภาพของสิ่งที่คุณเขียนออกมา การได้เรียนรู้กฎการเขียนในอินเตอร์เน็ตอย่างท่องแท้ จะป้องกันการเกิดการเข้าใจผิดกันได้

กฎการเขียนอีเมล์

1. ถ้าจะต้องมีการเขียนถึงวันที่ ให้เขียนดังนี้  วัน / เดือน / ปี  เช่น  14 / 11 / 2011

2. หัวเรื่อง / subject line: หัวเรื่องต้องเขียนให้กระชับ ได้ใจความว่า อีเมล์ข้างล่างจะพูดเรื่องอะไร

3. คำขึ้นต้นจดหมาย / greetings and salutations

     คำขึ้นต้นที่เป็นทางการจะตามหลังชื่อด้วย ( : ) เช่น

        Dear Sir / Madam :
        Dear Mr. / Mrs. / Ms. Smith : ( ชื่อสกุล )
        Dear Mr. and Mrs. Smith : ( สามีและภรรยา )
        Dear Miss. / Ms. Smith : ( ชื่อสกุล , สาวโสด )


   คำขึ้นต้นที่ไม่เป็นทางการจะตามด้วย ( , ) เช่น

       Dear Tom,  ( ชื่อต้น )

4.  คำลงท้ายจดหมาย / Closing : คำลงท้ายจดหมายในอีเมล์ เช่น (ถ้าเป็นการส่งข้อความแบบไม่เป็นทางการไม่ต้องมีคำลงท้าย


     Sincerely yours,  
     Yours truly,


5. ลงชื่อ และใต้ชื่อใส่ที่อยู่อีเมล์ด้วย
6. การจัดเรียงข้อความ

   1. หลังคำขี้นต้นจดหมาย เคาะเว้นบรรทัด 2 ครั้ง

   2. ระหว่างย่อหน้า เคาะเว้นบรรทัด 2 ครั้ง
   3. เมื่อจบจดหมาย เคาะเว้นบรรทัด 2 ครั้งแล้ว ลงชื่อผู้เขียน

7. ในอีเมล์ภาษาอังกฤษห้ามพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เพราะนั่นถือเป็นการตะคอกใส่ผู้อ่าน หรือถ้าเขียนเป็นตัวเล็กหมด ผู้อ่านจะรู้สึกเหมือนคุณไม่มั่นใจอะไรสักอย่าง
8. ถึงแม้ว่าจะเขียนเมล์อย่างไม่เป็นทางการก็ตาม ถ้าเป็นภาษาอังกฤษ ก็อย่าลืมขึ้นต้นประโยคด้วยอักษรตัวใหญ่ทุกครั้ง
9. ก่อนจะกดปุ่ม send ก็โปรดอ่านข้อความที่เราเขียนให้รอบครอบอีกครั้ง ว่าตัวสะกดและไวยกรณ์ถูกต้องทั้งหมด
10. คำย่อที่ใช้เขียนในอีเมล์ที่เป็นที่รู้กจักกัน เช่น

   
     BFN             =         Bye For Now
     CYA            =          See You
     FAQ            =          Frequently Ask Questions
     FYI              =          For Your  information
     G8               =          Great
     KIT              =         Keep In Touch
     LTNS          =          Long Time No See
     NRN           =          No Reply Necessary
     PM              =          Private Message
     QSL            =          Reply
     RU              =          Are You
     TIA             =          Thanks In Advance
     <J>             =           Joking
     <L>            =           Laughing
     <S>            =           Smiling
     (((hug)))     =           A Hug



Reference: Jana L. High, Reader's Digest

ทำไมต้องเรียนรู้และฝึกมารยาททางสังคม

มารยาททางสังคม/ Etiquette 

ความหมายของคำว่ามารยาททางสังคม /  Etiquette : เป็นที่ทราบกันว่ามารยาททางสังคมคือกฏที่ใช้ปฏิบัติตนให้ถูกต้องเมื่ออยู่ร่วมกันเป็นสังคม หรือในสังคมไทยเราเรียกว่า คุณสมบัติผู้ดี  หรือคือธรรมเนียมปฎิบัติที่คนในสังคมยอมรับว่าถูกต้องและถือปฏิบัติกันในหมู่ชนส่วนใหญ่

ทำไมต้องเรียนรู้และฝึกมารยาททางสังคม :  เมื่อเป็นสมาชิกคนหนึ่งในสังคมของตนแล้ว ก็ต้องปฎิบัติตนให้เหมือนผู้อื่นที่อยู่ในสังคมเดียวกัน เพื่อให้เป็นที่ยอมรับของผู้อื่นในสังคมนั้น ถ้าไม่เช่นนั้นสมาชิกผู้ปฏิบัติตนไม่เหมือนผู้อื่นก็จะไม่มีใครคบหา การจะมีชีวิตอยู่โดดเดี่ยวในสังคมคงจะไม่สนุกนัก

เป็นที่ทราบกันว่ามารยาทคือกฎที่ใช้ปฎิบัติตนให้ถูกต้อง อันจะเกิดผลดีแก่ตัวเราและผู้อื่น เช่น การเป็นบุคคลที่มีมารยาทดี รู้จักให้ความเคารพและให้เกียรติผู้อื่น อย่างนี้จะก่อให้เกิดความเชื่อมั่นต่อกัน ทำให้ผู้ที่อยู่รอบๆรู้สีกอบอุ่นและปลอดภัย ตัวเราเองก็รู้สึกเป็นสุขอบอุ่นขณะอยู่ร่วมกับคนที่รู้จักคุ้นเคย และจะรู้สึกปลอดภัยถึงแม้จะอยู่ท่ามกลางคนแปลกหน้า อีกตัวอย่างหนึ่ง การเป็นคนมีมารยาทที่ดีในเวลารับประทานอาหาร มีทักษะในการพูดที่ไพเราะน่าฟังและน่าเชื่อถือ หรือรู้จักแต่งการให้เหมาะกับการะเทศะ เหล่านี้ล้วนเป็นภาพพจน์ที่น่าดู เมื่อไปพบปะกับผู้ใด เพื่อจุดประสงค์อันใด เช่นไปสัมภาษณ์งาน หรือไปเสนอขายสินค้า ก็มักจะประสบผลสำเร็จ อย่างที่เราทราบกันดีว่าความประทับใจเมื่อแรกพบดี เรามีชัยไปกว่าครึ่งแล้ว


การมีมารยาทไม่ดี หรือมีความประพฤติที่สังคมไม่ยอมรับ จะก่อให้เกิดผลเสียได้มากมาย ดังที่มีผู้ทำการวิจัยไว้ เช่น งานวิจัยของนาย Will Felps พบว่า การมีคนที่ชอบทำผิดกฎอยู่เพียงคนเดียวในที่ทำงาน สามารถก่อให้การปฏิบัติงานและผลิตผลลดลงถึง 30-40 % ซึ่งเป็นไปดังคำกล่าวที่ว่า 
"One bad apple can really bring us down" หรือตามคำพังเพยของไทยว่า "ปลาตายตัวเดียวเหม็นไปทั้งข้อง" หรือ ในเรื่องของความรัก มีนักวิจัยท่านหนึ่งบอกว่า คู่รักจะคบกันได้นานถ้าทั้งคู่มีการปฏิบัติต่อกันไปในทางบวกบ่อยเป็นห้าเท่าของการปฏิบัติต่อกันในทางลบ

การจะเป็นบุคคลที่มีมารยามทางสังคมที่ดี ดังที่กล่าวมาข้างต้นนี้ ถ้าเราไม่ได้รับการฝึกอบรมหรือเรียนรู้มาตั้งแต่เล็กแต่น้อย เราก็มักจะไม่คุ้นเคยและปฏิบัติตนไม่ถูกต้องเป็นที่ยอมรับของผู้อื่น อันอาจเป็นผลให้เกิดการเข้าใจกันผิด หรือน้อยที่สุดอาจจะก่อความรำคาญให้ผู้อื่นแล้ว ตัวเราเองก็จะรู้สึกขัดเขินหรืออับอายได้ เหล่านี้คือเหตุผลที่ว่าทำไมการเรียนรู้และฝึกมารยาทมีความจำเป็นต่อทุกคนในสังคม  

มารยาททางสังคมของสังคมคนในโลกมีความคลายคลึงและแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับวัฒนธรรม สภาพแวดล้อมและภูมิประเทศที่สังคมนั้นตั้งอยู่ แต่ทุกที่ก็มีวัตถุประสงค์สุดท้ายอย่างเดียวกัน คือ เพื่อให้สภาพสังคมนั้นเป็นสังคมที่ดี สมาชิกของสังคมนั้นอยู่กันอย่างเป็นสุข 

สำหรับโลกยุคปัจจุบันคนในโลกติดต่อสื่อสารกันสะดวกทั้งการเดินทางถึงกันหรือติดต่อผ่านทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีการทำธุรกรรมต่างๆนาๆเกี่ยวพันธ์กันทุกชาติ ทุกภาษา ฉะนั้นเพื่อให้การติดต่อสัมพันธ์กันในสังคมโลกเป็นไปอย่างราบรื่น เข้าใจกันง่ายขึ้น จึงหนีไม่พ้นที่คนในโลกจะต้องเรียนรู้มารยาทสังคมของกันและกันด้วย

มารยาททางสังคมของคนในโลกที่น่าสนใจมีมากมาย การได้เรียนรู้มารยาททางสังคมของคนอื่น ทำให้เราเข้าใจวิธีการแสดงออกของเขา หากเราต้องมีการติดต่อกับเขา เราก็จะคิดวางแผนได้ว่าเราควรจะปฎิบัติต่อเขาเช่นไร เพื่อทำให้เขาพอใจ  เหมือนเช่นที่ได้ยินกันบ่อยๆว่า รู้เขารู้เรา เข้าใจกันดี