โทรศัพท์สมัยใหม่มีสมรถภาพในการทำงานดีมาก จนทำให้คนใช้โทรศัพท์มีความรู้สึกเหมือนว่า คนทั้งโลกอยู่ในโทรศัพท์นั่นเอง อยากพูดกับใครเมื่อไหร่ก็เมื่อนั้น แม้เวลาปากไม่ว่างที่จะตอบก็สามารถใช้นิ้วกดตัวอักษรตอบแทนได้ วิเศษมากใช่ไม๊ แต่ข้อเสียที่เกิดขึ้นคือ ผู้ใช้โทรศัพท์ลืมไปบ่อยๆว่า บางครั้งกำลังพูดคุยอยู่กับคนที่นั่งอยู่ด้วยกัน เมื่อโทรศัพท์ดังก็หันไปพูดกับโทรศัพท์ซะงั้น หรือไม่ก็ดีขึ้นมาหน่อยอาจจะแค่ชำเลืองมองข้อความที่ส่งเข้ามาทางโทรศัพท์ แบบนี้นอกจากก่อความรำคาญให้กับผู้ที่อยู่ใกล้ๆแล้ว ยังถือว่าเป็นการเสียมารยาท ไม่ให้เกียรติผู้ที่กำลังคุยอยู่ด้วย จึงมีผู้ประสงค์ดีให้คำแนะนำในการใช้โทรศัพท์อย่างมีมารยาทไว้ว่า
1. ไม่ควรพูดโทรศัพท์ขณะกำลังรับประทานอาหาร หรือดื่มเครื่องดื่มอยู่
2. ในขณะร่วมโต๊ะรับประทานอาหารกับผู้อื่นควรใช้ระบบสั่นแทนที่จะปล่อยให้มีเสียงเรืยกเข้ามา และถ้าหากหลีกเลี่ยงได้ ไม่ควรจะรับสายตอนนั้น แต่ถ้ามีความจำเป็นจริงๆ ต้องขอตัว แล้วลุกไปพูดที่อื่น การขอตัวในภาษาอังกฤษก็พูดว่า Excuse me.
3. เมื่อรับโทรศัพท์ ก็กล่าวคำสวัสดี แล้วต่อด้วยชื่อตนเอง ( ถ้าเป็นโทรศัพท์ธุรกิจ ) แล้วถามความจำนงค์ของเขา
ผู้รับโทรศัพท์ Hello / Good Morning / Good Afternoon / Good Evening.
This is Joy speaking. May I help you?
หรือ Hello, may I help you?
หรือ Hello, who is this speaking? ...... How may I help you?
4. ถ้ารับโทรศัพท์ แล้วเป็นโทรศัพท์ของผู้อื่น และผู้รับสามารถมารับโทรศัพท์ได้ เราก็บอกให้เขาคอย
ผู้รับโทรศัพท์ Yes, Alisa is here, one moment please.
หรือ Yes, Alisa is here, one moment please, while I get her.
5. ถ้ารับโทรศัพท์ แล้วเป็นโทรศัพท์ของผู้อื่น แต่ผู้รับไม่สามารถมารับโทรศัพท์หรือไม่อยากรับ เราพูดว่า
ผู้รับโทรศัพท์ I'm sorry, Alisa is not here. Would you like to leave a message?
หรือ I'm sorry, but Alisa is busy and can not come to the phone right now.
6. ถ้ามีผู้รับโทรศัพท์ให้เรา เมื่อเรามารับโทรศัพท์ที่รอเราอยู่ กล่าวคำสวัสดี แล้วบอกชื่อตนเอง
ผู้รับโทรศัพท์ Hello, this is Pete.
หรือ Hello, Pete speaking.
7. บางครั้งเราอยากเลิกพูดแล้วแต่ทางฝ่ายโน้นยังไม่ยอมวางหู เราก็ตัดบทว่า
ผู้รับโทรศัพท์ Good Bye.
หรือ It was great speaking with you, Joy.
8. บางครั้งเราก็ได้รับโทรศัพท์จากคนที่เราไม่อยากพูดด้วย หรือ พวกชอบโทรมาแบบคิดไม่ดี เราก็ตัดบท แล้ววางหูทันที
ผู้รับโทรศัพท์ I'm sorry you have the wrong number, good bye.
9. ถ้าเราเป็นผู้โทรไป เมื่อกล่าวคำสวัสดีแล้ว เราควรบอกชื่อตัวเราก่อน
ผู้โทร Hello / Good morning, this is Alisa Smiths. May I speak to Joy?
หรือ Hello / Good morning, this is Alisa Smiths. Is Joy there?
10. ก่อนวางหูโทรศัพท์ ต้องกล่าวคำอำลา Good Bye.
11. ตามธรรมเนียมฝรั่ง ถ้ามีคนโทรมาขอพูดกับใครสักคน ผู้รับโทรศัพท์ต้องมั่นใจว่าผู้ที่เขาจะพูดด้วย สามารถมารับสายได้ จากนั้นจึงถามชื่อของผู้ที่โทรมา เพราะว่าหากผู้รับโทรศัพท์ถามชื่อผู้โทรก่อน แล้วค่อยบอกว่าผู้ที่เขาจะพูดด้วยไม่อยู่ ผู้โทรอาจคิดว่าผู้ที่เขาขอพูดด้วยไม่ต้องการจะพูดกับเขา
12. ตัวอย่างบทสนธนาในการรับโทรศัพท์
1. แบบเป็นทางการ: Peter Loye โทรไปถึง Catherine Web โดยผ่าน Operator
Operator: Hello, Lolay Company, How can I help you?
Peter Loye: This is Peter Loye. Please connect me to Ms. Catherine Web.
Operator: Certainly, hold on a minute, I'll put you through.
Peter Loye: Thank you.
Catherine: Good afternoon, Catherine speaking. How may I help you?
Peter Loye: Good afternoon, This is Peter Loye from ABC corporation. I ....
2. แบบไม่เป็นทางการ Joe โทรไปถึง Ann.
Joe: Is that Ann?
Ann: Yes, who is this?
Joe: Well, guess.
Ann: I, uh have no idea, honestly.
Joe: Okay, I'll give you a hint. It's your secret admirer.
Ann: Ahh, Joe?
Joe: Maybe.
อ้างอิง: Elena Neltlich, Reader digest
